Разработка БД

Введение  
   
            На первый взгляд работа с Access кажется не столь простой, как, например, работа с текстовым редактором, где можно сразу же приступать к набору теста. Прежде чем мы вообще сможем управлять собственными данными с помощью Access, необходимо создать базу данных состоящую из таблиц. В данной работе будет описано, как это сделать.  Представленные в данной работе решения задач призваны дать по возможности хорошее понимание темы и развить навыки для достижения цели кратчайшим путем.
               На основе базовых таблиц создаем запросы, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. На основании запроса можно разработать форму или отчет.
             Далее создаем формы, которые являются наиболее удобным средством отображения данных. Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены  в форме в удобном виде.
          Создаем отчеты позволяющие представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать настолько же гибки, как и возможности отображения на экране.
          И на основе проделанной работы создаем главную кнопочную форму (меню) для навигации по БД  «Антипова».
Задание № 1.
        Разработать структуру базовых таблиц (не менее двух)  базы данных (смотри таблицу заданий к работе), удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и не избыточности.  Такая структура базовых таблиц называется схемой данных. В таблицах в соответствии с типом данных, размещенных в каждом поле, определите наиболее подходящий тип для каждого поля.
 Базы данных – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объёмов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись представляет собой набор именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля образуют столбец таблицы.
 Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы. Взаимодействие таблиц называется связью.
Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определённым условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчёты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.
Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы.
Разработаем две таблицы для библиотеки.
Сведения о книгах            Сведения о читателях

 
Задание № 2.
        Создать структуры базовых таблиц, и наполнить их содержимым состоящим более чем из 15 записей. При создании структуры таблиц целесообразно задавать ключевые (уникальные) поля. Это поможет в дальнейшем для организации связей между таблицами.  
Для заполнения этих таблиц использовали в качестве Подстановки вспомогательные таблицы Номер группы и Предмет. Также использовали ввод текущей даты по умолчанию с помощью Функции data ()
Предмет
Предмет
КСЕ
Математика
Немецкий язык
Физика
Экономика
Номер группы
Группа
Э-113
Э-114
Э-115

 Заполняем таблицы данными.
Сведения о читателях

Фамилия Группа Номерабонемента Номер книги Дата получения
Сорокина Л.Ю. Э-114 1160 1257 06.09.02
Мухина Р.Д. Э-114 1267 1268 06.09.02
Мусина Р. Э-115 1540 1269 06.09.02
Мельникова М.; Э-113 1590 1287 06.09.02
Шумилова Е.Г. Э-115 2578 1489 06.09.02
Юмагулова Э.А. Э-114 3124 1579 06.09.02
Урманова А.Р. Э-113 3125 2100 06.09.02
Тюрина А Э-114 5342 2234 06.09.02
Гончар А.Д. Э-114 3214 2465 06.09.02
Кузнецова С.Р. Э-114 3365 2541 06.09.02
Евсюкова Н.В. Э-114 3687 2587 06.09.02
Данилова Е.Д. Э-114 5487 2790 06.09.02
Елемова И.П. Э-115 5497 2990 06.09.02
Головина О.Э. Э-113 3697 3675 06.09.02
Бикташева С.А. Э-113 5187 4122 06.09.02
Бабикова Р.Л. Э-113 5214 5241 06.09.02
Бочкарёва О.Л. Э-113 8216 5721 06.09.02
Коленченко Т.Н. Э-114 5548 5732 06.09.02
Смакова О.Г. Э-114 5268 8842 06.09.02

Общие сведения о книгах

Код книги Предмет Автор Годиздания Номер книги Цена Количество Номер места
1 Математика Пискунов П.Р. 1987 2541 84,30р. 1 О(65)
2 Математика Круглов С.А. 1998 2587 69,20р. 1 Л(71)
3 Математика Данко И.О. 1957 1269 85,20р. 1 Р(08)
4 Математика Соотконов Р.Л. 1978 1268 56,50р. 1 П(04)
5 КСЕ Бигов Р.Д. 1999 1287 27,90р. 1 О(71)
6 КСЕ Румянцева А.Л. 2000 1489 35,20р. 1 Л(74)
7 КСЕ Трофимов Т.О. 2001 1579 55,00р. 1 Д(34)
8 Немецкий язык Некрасов Т.Б. 1985 5241 39,20р. 1 Л(31)
9 Немецкий язык Топорков П.Т. 1978 2465 67,20р. 1 Г(75)
10 Экономика Пиманов А.Д. 1987 1257 45,00р. 1 А(03)
11 Экономика Руденко И.Л. 1999 2100 69,35р. 1 В(54)
12 Экономика Савельева Р.О. 2001 1978 38,24р. 1 А(21)
13 Культурология Приходько А.Т. 1987 8842 82,30р. 1 Т(12)
14 Культурология Даренко И.Т. 1998 3675 54,20р. 1 О(65)
15 Физика Злобин К.Р 1985 4122 64,20р. 1 Н(75)
16 Немецкий язык Казарина О.Д. 1980 2790 35,00р. 1 Д(38)
19 Физика Сивухин Д.В. 1967 5568 65,00р. 1 Д(63)
20 Физика Кроликов Л.Г. 1989 6791 70,00р. 1 А(43)
21 Экономика Мальцева В.Т. 1990 1379 45,00р. 1 А(63)
22 Физика Колотко Д.Б. 1994 5721 57,00р. 1 Р(44)
23 Математика Коротков Р.Д. 1995 2497 55,00р. 1 А(53)
24 КСЕ Антропов Ю Л. 1996 2197 57,00р. 1 П(12)
25 Физика Акимов Р.О. 1999 2407 59,00р. 1 И(76)
26 КСЕ Касимов П.Ж. 1999 2990 40,00р. 1 М(66)
27 Физика Буткин В.Д. 1999 5732 46,00р. 1 H(23)
28 Немецкий язык Терёхин О.С. 2001 4211 45,00р. 1 B(45)
29 Экономика Аськина П.В. 2000 2234 68,00р. 1 Л(61)

Задание № 3.
Создать запросы (результирующие таблицы)
Запросы.
Заходим в меню Запрос, Создать, Конструктор. Выбираем таблицу Сведения о читателях.
Перетаскиваем поля Группа, Фамилия, Номерабонемента. В поле Группа в Условии отбора «Э-115». В поле Фамилия в сортировке указываем По возрастанию.

Запрос с условием отбора
Группа Фамилия Номерабонемента
Э-115 Елемова И.П. 5497
Э-115 Мусина Р. 1540
Э-115 Шумилова Е.Г. 2578

Затем создаём аналогичным способом Запрос из двух полей. В качестве источника данных выбираем две таблицы Общие сведения о книгах и Сведения о читателях. Перетаскиваем поля Автор Предмет из первой таблицы и поля Фамилия Группа Номерабонемента Дата получения из второй таблицы.

Номер книги Предмет Автор Фамилия Группа Номерабонемента Дата получения
1257 Экономика Пиманов А.Д. Сорокина Л.Ю. Э-114 1160 06.09.02
1268 Математика Соотконов Р.Л. Мухина Р.Д. Э-114 1267 06.09.02
1269 Математика Данко И.О. Мусина Р. Э-115 1540 06.09.02
1287 КСЕ Бигов Р.Д. Мельникова М.; Э-113 1590 06.09.02
1489 КСЕ Румянцева А.Л. Шумилова Е.Г. Э-115 2578 06.09.02
1579 КСЕ Трофимов Т.О. Юмагулова Э.А. Э-114 3124 06.09.02
2100 Экономика Руденко И.Л. Урманова А.Р. Э-113 3125 06.09.02
2234 Экономика Аськина П.В. Тюрина А Э-114 5342 06.09.02
2465 Немецкий язык Топорков П.Т. Гончар А.Д. Э-114 3214 06.09.02
2541 Математика Пискунов П.Р. Кузнецова С.Р. Э-114 3365 06.09.02
2587 Математика Круглов С.А. Евсюкова Н.В. Э-114 3687 06.09.02
2790 Немецкий язык Казарина О.Д. Данилова Е.Д. Э-114 5487 06.09.02
2990 КСЕ Касимов П.Ж. Елемова И.П. Э-115 5497 06.09.02
3675 Культурология Даренко И.Т. Головина О.Э. Э-113 3697 06.09.02
4122 Физика Злобин К.Р Бикташева С.А. Э-113 5187 06.09.02
5241 Немецкий язык Некрасов Т.Б. Бабикова Р.Л. Э-113 5214 06.09.02
5721 Физика Колотко Д.Б. Бочкарёва О.Л. Э-113 8216 06.09.02
5732 Физика Буткин В.Д. Коленченко Т.Н. Э-114 5548 06.09.02
8842 Культурология Приходько А.Т. Смакова О.Г. Э-114 5268 06.09.02

Запрос сортировки. Из таблицы Сведения о читателях выбираем поля Группа Фамилия Номерабонемента. В поле Фамилия устанавливаем сортировку по возрастанию.
Запрос с параметром Создать Конструктор выбираем таблицу Сведения о читателях. Затем выбираем поля Фамилия Группа Номерабонемента. В поле Группа в Условии отбора набираем текст в скобках [Введите номер группы]. Теперь при запуске этого запроса появляется надпись с просьбой ввести номер группы, о читателях которой нам необходима информация.
Запрос с параметром
Фамилия Группа Номерабонемента
Мельникова М.; Э-113 1590
Головина О.Э. Э-113 3697
Урманова А.Р. Э-113 3125
Бабикова Р.Л. Э-113 5214
Бикташева С.А. Э-113 5187
Бочкарёва О.Л. Э-113 8216

Запросы с вычисляемым полем. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Перетаскиваем поля Цена Количество Предмет. Включаем на панели инструментов кнопку Групповые операции. В полях Цена и количество выбираем   функцию Sum. В поле Предмет в Условии отбора Набираем [Введите предмет]. Этим запросом мы посчитаем количество и общую сумму книг по определённому предмету.
Запрос с выч полем
Sum-Цена Sum-Количество Предмет
265,59р. 5 Экономика

Итоговый запрос. Вычисляет различные статистические параметры. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Поля Предмет Автор Годиздания. Включаем Групповые операции и в поле Автор выбираем функциюCount Количество записей, соответствующее поле которых не содержит величины Null. Мы получим в результате выполнения запроса количество авторов по предметам и годам издания.
Итоговый запрос
Предмет Count-Автор Годиздания
КСЕ 1 1996
КСЕ 2 1999
КСЕ 1 2000
КСЕ 1 2001
Культурология 1 1987
Культурология 1 1998
Математика 1 1957
Математика 1 1978
Математика 1 1987
Математика 1 1995
Математика 1 1998
Немецкий язык 1 1978
Немецкий язык 1 1980
Немецкий язык 1 1985
Немецкий язык 1 2001
Физика 1 1967
Физика 1 1985
Физика 1 1989
Физика 1 1994
Физика 2 1999
Экономика 1 1987
Экономика 1 1990
Экономика 1 1999
Экономика 1 2000
Экономика 1 2001

Задание № 4.
     Создать удобные подчиненные формы на основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных.
Формы.
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
Создать Конструктор Источник строк выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Перетаскиваем поля Предмет Год издания Автор Цена Номер места. Размещаем на экране так, как нам удобно. Устанавливаем размеры надписей. На панели элементов нажимаем кнопку Надпись. Вводим название формы Сведения о книгах, устанавливаем размер 22. Появляется крупная надпись. При нажатой кнопке Мастера нажимаем кнопку Кнопка и перетаскиваем её на общее поле. Затем выбираем функцию этой кнопки (Первая запись, Последняя запись, Следующая запись).
 
Задание № 5.
Создать удобные отчеты.
Отчёты.
В целом отчёты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчётах данные форматируются так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчёты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.
Создадим отчет Списки студентов. Создать Конструктор Запрос с параметром.
Создадим надпись, перенесём поля, установим их размер и месторасположение.
При запуске этого отчёта будет запрашиваться номер группы, по которой необходима информация.
 
Задание № 6
      Создать главную кнопочную форму (меню) для навигации по базе данных.
Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Поэтому, если мы в меню хотим просмотреть данные базовых таблиц или результаты таблицы запросов, необходимо эти таблицы представить в виде форм и отчётов.
         Для создания ГКФ воспользуемся  Диспетчером кнопочной формы:
Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм.
Откроется диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм:
Страницы кнопочной формы: Главная кнопочная форма (по умолчанию)
Нажать кнопку создать.
Откроется диалоговое окно Создание:
Имя страницы кнопочной формы: Кнопочная форма для форм
Нажать кнопку ОК.
Таким же образом создать: Кнопочную форму для отчетов
Затем в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм  2 раза щелкнуть мышью на Главной кнопочной форме, после чего откроется диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы:
Название кнопочной формы: Главная кнопочная форма
Элементы данной кнопочной формы:
Нажать кнопку Создать
Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы:
Текст:                     Просмотр форм
Команда:                 Перейти к кнопочной форме
Кнопочная форма:  Кнопочная форма для форм
Нажать кнопку  ОК.
Таким же образом создать остальные элементы ГКФ: Просмотр отчетов; Изменение элементов кнопочной формы; Выход. После чего нажать кнопку Закрыть.
УГАТУ
Контрольная работа
по
информатике
Вариант № 1
Студент: Антипова О.Л.
Факультет ЭМ и Ф, группа Э-215
Очно - заочное отделение
Преподаватель:
г. Уфа
Используемая литература:
1. Винтер Р.  Microsoft Access 97: справочник – СПб: Питер, 1998.
2. Стоцкий Ю. Самоучитель Offise 2000. – СПб.: Питер, 2002.