Информационные системы в экономической отрасли

 «Информационные системы в экономике»
СОДЕРЖАНИЕ
1. ВЫБОР И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 3
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СУЩНОСТИ ЗАДАЧИ 3
3. ОРГАНИЗАЦИЯ, КОТОРОЙ РЕШАЕТСЯ ЗАДАЧА. СРОКИ И ПОЛЬЗОВАТЕЛИ РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА 5
4. ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕСУЩИХ ИСХОДНУЮ И РЕЗУЛЬТАТНУЮ ИНФОРМАЦИЮ 7
5. ОПИСАНИЕ УСЛОВНО-ПОСТОЯННОЙ ИНФОРМАЦИИ 8
6. ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РАБОТЫ СИСТЕМЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ 9
7. РЕКОМЕНДУЕМЫЕ МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ 10
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 12
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
 
1. ВЫБОР И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
Внедрение автоматизированных технологий обработки экономической информа-ции позволяет повысить эффективность управления организацией за счет обеспечения ру-ководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информа-цией на основе единого банка данных. Высвобождаемое рабочее время менеджеров мож-но использовать в направлениях:
 привлечения новых клиентов и более интенсивной работе с существующей кли-ентской базой с целью более детального подхода к каждому потребителю про-дукции.
 информирования о новых поступлениях, проводимых акциях и реализации спе-циальных предложений.
 поиска новых схем реализации продукции.
При внедрении новых информационных технологий повышается статус фирмы в глазах клиентов, создается образ организации, не только предлагающей модный ассорти-мент продукции соответствующий сезонным колебаниям, но и идущей вместе с техниче-ским прогрессом.
Задачей данной работы является обоснование алгоритма обмена управленческой информацией между руководством организации и ее подразделениями.
2. НАИМЕНОВАНИЕ И ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СУЩНОСТИ ЗАДАЧИ
Организационно-экономическая сущность задачи по обеспечению автоматизиро-ванного документооборота в организации заключается в том, что по мере роста клиент-ской базы, организация будет продолжать развитие ассортимента товаров и услуг, чтобы максимально удовлетворить потребности клиентов. Качество предоставляемой продукции гарантируется длительным опытом работы на рынке и высоким профессиональным уров-нем специалистов. Соответственно возникает потребность в организации гибкой и про-зрачной системы документооборота, позволяющей избежать потерь учетных данных и ус-корить процессы принятия управленческих решений.
С момента создания рассматриваемой организации и по настоящее время в качест-ве основного программного обеспечения используется программа «1С: Бухгалтерия 7.7».
Данная программа изначально создана для учета бухгалтерских операций, с воз-можностью получения необходимых форм отчетности. Выбор пал именно на эту про-грамму в виду того, что на тот момент в массовой разработке присутствовали в основном программы фирмы «1С» и программы частных разработчиков. При эксплуатации незави-симого информационного обеспечения оставалась опасность попасть в зависимость к раз-работчику программы, то есть потерять информационную безопасность.
Благодаря развитому внутреннему языку программирования и гибкой архитектуре, возможно адаптировать программу под задачи работы с клиентами.
В настоящее время с помощью существующей версии программы проводится фор-мирование заказа клиента с выдачей соответствующих документов (накладных, счетов, счетов-фактур и т.д.), зачисление поступающих от клиентов денежных средств, получение информации по клиентам (размер скидки, наличие задолженности, объем закупленных товаров за необходимый период времени, состав предыдущих заказов). На складе про-грамма используется для корректировки собранных заказов, для определения отсутствия какого-либо товара, а также для получения оперативной справки по наличию товара.
 
3. ОРГАНИЗАЦИЯ, КОТОРОЙ РЕШАЕТСЯ ЗАДАЧА. СРОКИ И ПОЛЬЗОВАТЕЛИ РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ. ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ООО “МОДУЛЬ” – предприятие, связанное с несколькими приборостроительными заводами различных регионов и занимающееся сбытом готовой продукции этих заводов.
После консультаций со специалистами в сфере информационных технологий был сформулирован порядок работы автоматизированной системы документооборота и анали-за:
 Запуск программы расчетов по окончании рабочего дня. Дифференцированный запуск создан для снижения нагрузки на основную программу в основное рабо-чее время.
 Получение оперативных отчетов в электронном виде (в том числе справки по наличию товара, состоянию клиентских заказов, статистике по клиенту)
 Получение аналитических отчетов в форме бумажных документов, для удобст-ва работы.
Недостатком такой схемы работы является получение недостаточно оперативной информации, данные предоставляются за прошедший день, но происходит это из-за не-возможности интегрировать расчетный модуль в основную информационную систему без существенной потери в производительности.
Взаимосвязи информационных систем организации и схема документооборота представлены в Таблице 1.
 
Таблица 1
Таблица взаимосвязей информационной системы

Название информационной системы Получает информацию из подразделения Передает информацию под-разделению
ИС генерального директора от всех подразделений  всем подразделениям
ИС бухгалтерии и главного экономиста отдел продаж: данные по реализации товаров и про-дукции;
склад: данные о наличии ценностей на складах генеральный директор
ИС маркетинга и МТС отдел продаж: данные по реализации товаров и про-дукции генеральный директор: ин-формация о выполнении планов по производству и реализации
ИС отдела продаж склад: данные о наличии ценностей на складах;
информационно-аналитический отдел: дан-ные о заключенных догово-рах и сроках доставки;
отдел маркетинга: анализ прибыли и убытков по реа-лизованным товарам отдел маркетинга: информа-ция о продажах;
бухгалтерия: информация об операциях;
генеральный директор: дан-ные о продажах, аналитиче-ские отчеты
ИС складских помещений отдел продаж: данные о на-личии товаров и продукции;
информационно-аналитический отдел: дан-ные о наличии товаров и продукции бухгалтерия: информация об операциях;
генеральный директор: ана-литические отчеты
ИС информационно-аналитического отдела склад: данные о наличии ценностей на складах отдел продаж: данные по реализации товаров и про-дукции

 
4. ОПИСАНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕСУЩИХ ИСХОДНУЮ И РЕЗУЛЬТАТНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
В Таблице 1 приводится описание основных реквизитов разработанных докумен-тов, несущих исходную и результатную информацию. Электронные формы документов приводятся в Приложении.
Таблица 1
Описание реквизитов документов

Наименование
реквизита Идентификатор Разрядность Примечания
1. Форма учета операций по реализации товаров
Порядковый номер OR-1 3 Сквозная нумерация
Артикул OR-2 10 Артикул завода-изготовителя в соответствии с технической до-кументацией
Цена реализации OR-3 10 Цена реализации на день от-грузки в рублях
Количество OR-4 3 Количество реализованных то-варов по накладной
Сумма OR-5 15 Произведение цены реализации на количество товара
Запас на складе OR-6 3 Количество товара, фактически находящееся на складе
Товары в пути OR-7 3 Количество товара, отгружен-ного, но не доставленного по-купателю
Позиция на складе OR-8 20 Местонахождение и маркиров-ка товара на складе
2. Форма учета и анализа товарных запасов
Порядковый номер Z-1 3 Сквозная нумерация
Артикул Z-2 10 Артикул завода-изготовителя в соответствии с технической до-кументацией
Остаток на складе Z-3 3 Количество товара, фактически находящееся на складе
Количество в заказе Z-4 3 Количество товара в заявке по-купателя
Количество в бли-жайшей поставке Z-5 3 Количество товара, ожидаемое по договору от завода-изготовителя
Срок реализации те-кущего остатка Z-6 2 Время, оставшееся до полного расходования текущего остатка
 

Наименование
реквизита Идентификатор Разрядность Примечания
Срок реализации с учетом поставки Z-7 2 Время реализации с учетом за-казанных, но не полученных от поставщика товаров
Рекомендуемый размер заявки Z-8 3 Количество товара, которое не-обходимо заказать у поставщи-ка с учетом срока поставки
3. Форма анализа товародвижения и состояния клиентской базы
Порядковый номер T-1 3 Сквозная нумерация
Артикул T-2 10 Артикул завода-изготовителя в соответствии с технической до-кументацией
Остаток на складе T-3 3 Количество товара, фактически находящееся на складе
Время реализации T-4 2 Время, прошедшее с момента последней поставки
Скорость реализа-ции T-5 3 Количество, проданное с мо-мента первой поставки
Среднее количество в покупке T-6 3 Общее количество, деленное на количество покупок
Максимальный раз-мер покупки T-7 3 Максимальное количество в одном отгруженном заказе
Количество купив-ших клиентов T-8 2 Количество клиентов, купив-ших данный артикул
Клиент, купивший максимальное коли-чество за один раз T-9 50 Наименование организации или частного предпринимателя для предоставления ему специаль-ных предложений
Клиент, купивший максимальное коли-чество T-10 50 

5. ОПИСАНИЕ УСЛОВНО-ПОСТОЯННОЙ ИНФОРМАЦИИ
Условно-постоянная информация в рассматриваемой системе содержится в базах данных программы «1С: Бухгалтерия 7.7» в разделах Константы и Справочники.
Константы предназначены для работы с постоянной и условно постоянной инфор-мацией. К числу условно-постоянных констант относятся реквизиты организации, данные о государственной регистрации, данные руководителя и Главного бухгалтера, элементы учетной политики.
Справочники предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной  ин-формацией. В рассматриваемой системе справочниками являются списки материалов, то-варов, контрагентов, налогов и налоговых ставок, сотрудников и др. Справочники могут быть многоуровневыми и соподчиненными.
6. ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РАБОТЫ СИСТЕМЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИН-ФОРМАЦИОННОЙ ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ
Алгоритм работы информационной системы и движения управленческой докумен-тации следующий:
1. Формирование заказов, информация о клиентах, наличие товара, стадии выполне-ния заказов.
2. Информация о заказах, о ближайших поставках продукции, о наличии товара и его местоположении.
3. Данные об ассортименте для закупки у поставщика. Информация о ближайших по-ставках продукции.
4. Аналитические данные об объемах проданной продукции с привязкой данных по купившим клиентам, изменение размеров скидок.
5.  Данные о финансовых средствах, необходимых для пополнения и расширения ас-сортимента.
6. Отчеты о результатах деятельности, предложения направленные на развитие, и бо-лее эффективное функционирование фирмы.
Информационная логическая модель системы анализа данных представлена на Ри-сунке 1.
 
Рис. 1. Информационная логическая модель системы обработки данных
7. РЕКОМЕНДУЕМЫЕ МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ
Рассмотрение автоматизации управленческих задач в качестве инвестиционного проекта, а затрат на внедрение информационных технологий – в качестве инвестиций, предполагает плановое управление ресурсами проекта на протяжении всего периода их использования с целью оптимизации экономических выгод, достигаемых за счет данных инвестиций.
Для этого недостаточно на предпроектной стадии обосновать целесообразность этих затрат, подкрепив расчетами теоретическую возможность их окупаемости. Необхо-димо выстроить процесс управления проектом и контроля таким образом, чтобы осущест-вляемые инвестиционные вложения на протяжении всего жизненного цикла проекта рабо-тали в направлении максимизации выгоды.
Это означает, что контроль над проектом должен осуществляться не однократно, а в те моменты, когда возникающая ситуация (внешние обстоятельства) или предлагаемое решение (внутренняя корректировка проекта) способны существенным образом повлиять на эффективность осуществляемых инвестиций. К рекомендуемым методам контроля можно отнести следующие:
 корректировка сроков реализации проекта;
 изменение существенных технических решений;
 изменение внешней среды (экономического окружения) реализации проекта;
 изменения в структуре и характеристиках работы внутри организации.
Анализ деятельности организации показал, что для повышения эффективности ее работы необходимо внедрить программу, которая позволяет автоматизировать систему исполнения заказов клиентов, систему заказа товара у поставщика и систему отчетности.
Внедрение новой информационной системы не обеспечивает немедленного эконо-мического роста, но способствует развитию фирмы, ее переходу на качественно более вы-сокий уровень, как в улучшении качества  обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.
 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гончаров А.С. Компьютер для менеджера. Самоучитель. – СПб: Питер, 2000. – 216 с.
2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 388 с.
3. Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Чер-касова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 410 с.
 
 
ПРИЛОЖЕНИЕ
1. Форма учета операций по реализации товаров

        
 Накладная №        Состояние 
 Получатель        Укомплектован (дата)
 Скидка %        Оплачен (дата) 
 Заказ выполнил        Отправлен (дата) 
        
№п/п Артикул Цена Кол-во Сумма  На складе В пути Позиция
                
                
                
                
                
                
                
                
                
                
 Итого  шт. руб.    
 С учетом скидки  руб.    
 Задолженность или предоплата руб.    
 Итого к оплате   руб.    

2. Форма по анализу и управлению товарными запасами

№ п/п Арти-кул Оста-ток на складе, шт. Кол-во в заказах клиен-тов, шт. Количест-во в бли-жайшей поставке, шт. Срок реализации Рекомендуемый размер заявки, шт.
     Текущего
остатка, мес. С учетом бли-жайшей по-ставки, мес. 
1 2 3 4 5 6 7 8
       
       
       
       
       
       
       
       
       

3. Форма анализа товародвижения и состояния клиентской базы

№п/п Арти-кул Остаток на скла-де, шт. Время реали-зации, мес. Скорость реализа-ции шт./мес. Среднее количест-во в по-купке, шт. Макси-мальный размер покупки. шт. Кол-во купив-ших клиен-тов, шт. Клиент купивший максимальное коли-чество
        за один раз за все время
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10