Лекции по делопроизводству

Докладные записки.
-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения
2. Вид документа
3. Дата, номер
4. Место составления или издания
5. Заголовок к тексту
6. Текст
7. Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
ПРИМЕР внутренней докладной записки:
Общий отдел                                                             Генеральному директору
                                                                        объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                        
                                                                        Н.К. Иванову
25.10.2002 №36
Рязань
О замене пишущих машин
Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав. машинбюро                                                          Г.Н. Колбасин
ПРИМЕР  внешней докладной записки:
Министерство общего                                                     Генеральному директору
и профессионального                                                     завода …………………………………
образования РФ                                                          …………………………………………
Новосибирское областное                                                 И.И. Петрову
управление народного
образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
25.10.2002 №15
Новосибирск
О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.
Зав. района                                                             Н.И. Пирогов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1 гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2 Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
      ПРИМЕР:
Объяснительная записка                                                  Директору центра
                                                                             «Кадры»
01.11.2002  №21                                                         Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель                                                           Г.И. Григорьева
Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел
Объяснительная записка                                                  Ген. Директору
                                                                        объединения
01.11.2002  №14                                                         А.А. Зуеву
Об установке оборудования
Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.
Начальник отдела                                                        А.Е. Ёлкин
Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды
      «Крымчермет»
Шахта «Юзовская»
Объяснительная записка                                                  Ген. Директору
                                                                        объединения
01.11.2002  №10                                                         К.Е. Матвееву
О нарушении производственной дисциплины
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Горный мастер                                                           В.И. Софроний
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.
2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999
3. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.
4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001