- Ресурсы
- Рефераты на русском
- Делопроизводство
- Делопроизводство
Делопроизводство
Содержание
Введение 3
Структура и назначение номенклатурных дел 13
Требования к формированию дел 14
Правила хранения дел 22
Экспертиза ценности документов 25
Оформление дел 27
Составление описей дел 28
Порядок передачи дел в архив 30
Архивное хранение документов в электронной форме 31
Приложения 33
Введение
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако¬миться с основными профессиональными терминами и опреде¬лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку¬ментами.
Первоначально термин появился в устной речи (предполо¬жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз¬никала необходимость закрепления результата, например, дос¬тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку¬менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы¬то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих¬ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания до¬кументов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе¬матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ¬ление компьютерных систем и их организационным, программ¬ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино¬нимами и применяются для обозначения одной и той же дея¬тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк¬ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос¬сийской Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления доку¬мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ¬ленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у лю¬дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен¬ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку¬менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис¬пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза¬писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч¬ная дисциплина — документоведение.
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ¬ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно¬сти учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа¬ми входит:
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги¬страция означает запись учетных данных о документе по установ¬ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность дей¬ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова¬ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот¬ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза¬ция документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на инфор¬мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи¬ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде¬ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче¬скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре¬ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на¬правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос¬тупность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельно¬сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни¬ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик¬сации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер¬мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до¬кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю¬бом случае, как следует из определения, информация, зафикси¬рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь¬ко тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове¬ка любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са¬мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги¬вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино¬писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич¬ные и официальные и др.
Официальные документы — это документы, созданные юриди¬ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля¬ют служебные (управленческие) документы, которые определяют¬ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж¬дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст¬вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля¬ются основанием для принятия управленческих решений, слу¬жат доказательством их исполнения и источником для обобще¬ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку¬ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку¬менты можно классифицировать в соответствии с их назначени¬ем как средства:
• регламентации деятельности (уставы, положения, регла¬менты, правила, инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, по¬становления, решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефоно¬граммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку¬менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на¬копления и обобщения информации.
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин¬формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин¬ского слова «документ» (documentum) - доказательство, свиде¬тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп¬ределяется понятием «юридическая сила документа».
Для управленческой деятельности юридическая сила докумен¬тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор¬мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча¬стников управленческих действий (органов управления, их струк¬турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно¬сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут¬верждения.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело¬вые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машино¬писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный доку¬мент, текст которого переписан с чернового документа или напи¬сан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво¬бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер¬жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго¬тавливается на копировальной технике, с использованием фо¬тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль¬ной копией является второй и последующие экземпляры доку¬ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра¬вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до¬кумента, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации — это совокупность документов, взаи¬мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно¬сящихся к различным системам документации. Соотношение до¬кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж¬дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не¬зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель¬скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа¬ционно-распорядительной документации. Государственный стан¬дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист¬ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ¬циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ¬ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо¬ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од¬ной стороны, она представляет для других систем правовую ос¬нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково¬дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация — это процесс установления и применения стан¬дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини¬маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ¬ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав¬ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза¬ции и утверждается компетентным органом. Применение стандар¬тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза¬ции координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та¬кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На¬пример, в широком смысле типизация — это разработка типо¬вых конструкций или технологических процессов на основе об¬щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти¬повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после¬дующем создаются тексты аналогичного содержания.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме¬ров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унифи¬кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов доку¬ментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас¬ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче¬ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод¬ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со¬кращает затраты времени на работу с документами не только дело¬производственного персонала, но и всех работников управленче¬ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен¬ной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм докумен¬тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще¬ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен¬ты, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу¬дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис¬тему организационно-распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра¬ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Структура и назначение номенклатурных дел
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку¬ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по¬мещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож¬ность использования нужной информации, документы класси¬фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране¬ния. Специальным классификационным справочником, позво¬ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено¬ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране¬ния, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено¬сятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об¬разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информа¬ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис¬пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав¬ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод¬ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про¬цессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот¬ветствии со степенью важности и сроком хранения доку¬ментации.
Требования к формированию дел
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
• определение круга документов для включения в номенк¬латуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индек¬сов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклату¬ру. Основное требование к номенклатуре — охват всех доку¬ментов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа¬ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не окон¬ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во¬проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк¬латуру каждого года на протяжении всего срока решения во¬проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по¬явления в деятельности организации новых вопросов. Для та¬ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри¬вают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни¬ки, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком¬плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку¬ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули¬ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку¬менты, должны включать указание на вид и характер доку¬ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч¬но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука¬зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос¬нован на учете организационно-структурного построения аппа¬рата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор¬ганов, затем — дела, содержащие организационную документа¬цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола¬гают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения кол¬легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано¬выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме¬сячными), перепиской и другими документами.
Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус¬танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен¬тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо¬гут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер¬жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране¬ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку¬ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до¬кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.
Индексация дел. Для практического использования номенк¬латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио¬нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко¬вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус¬ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас¬полагается под номером «2» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть посто¬янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.
Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но¬менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото¬рая разработана архивными органами и закреплена в Государст¬венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра¬нения и примечания.
Название раздела
Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню При¬меча¬ние
01—02 01—03 Устав фирмы
Штатное рас¬писание Пост., ст. 37 Пост., ст.52
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду¬смотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа — названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино¬вания надобности» (например, инструктивные письма выше¬стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме¬ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс¬пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку¬ментов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия но¬менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе¬нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но¬менклатуру дел.
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
По срокам хранения Всего В том числе переходящих
Постоянного 8 1
Временного (свыше 10 лет) 14 6
Временного (до 10 лет включительно) 25
Итого 47 7
В итоговой записи отдельно указывается количество дел по¬стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, соста¬вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен¬ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар¬хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен¬ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини¬мающий дела данной организации, и только после этого утвер¬ждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна со¬ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк¬турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять¬ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк¬земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто¬рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет¬вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде¬ления для заведения дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих опера¬ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде¬ленной последовательности; оформление обложек дел.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систе¬матизация документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис¬полненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огром¬ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи¬мых документов и их сохранность.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в делах в соответствии с оп¬ределенными принципами. Наиболее существенными и практи¬чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро¬нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи¬роваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро¬са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо¬жением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фа¬милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на¬именования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами систематизации документов при фор¬мировании дел следует придерживаться основных правил, об¬щих для всех категорий документов:
• в дела подшиваются только исполненные документы. Не¬исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра¬вильность его оформления: наличие необходимых подпи¬сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер¬новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер¬новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер¬вых экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян¬ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес¬ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывает¬ся в номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка документов в дела и их системати¬зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.
Правила хранения дел
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк¬турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположе¬ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут¬ренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - это учетный доку¬мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №
№
п/п Индекс документа Дата
документа Заголовок документа Номера листов дела Приме¬чание
1 2 3 4 5 6
Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления опре¬деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы¬ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докумен¬тов и количества листов самой описи:
Итого_____________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
доку¬ментов дела
Подпись подписи
Расшифровка
Дата
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу¬чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После завершения делопроизводственного года выдача от¬дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт3 заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.
Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав¬ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
Экспертиза ценности документов
Завершающий этап работы с документами в делопроизводст¬ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова¬ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер¬тизы научной и практической ценности документов, оформле¬ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представ¬ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч¬ной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов яв¬ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод¬стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор¬мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности доку¬ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен¬ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче¬ской помощи подведомственным организациям создаются цен¬тральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто¬янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод¬стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про¬водит персонал структурных подразделений при участии сотруд¬ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче¬ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку¬ментов определяется их научная и практическая ценность и со¬ответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четы¬ре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре¬менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере¬дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече¬ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку¬менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку¬ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Оформление дел
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот¬ветствии с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин¬декса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в дело¬производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк¬турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз¬делениях для использования в справочной работе.
Для учета количества листов в делах постоянного и вре¬менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва¬ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко¬торый затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа¬цию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание коли¬чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла¬туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч¬нем документов с указанием сроков хранения или после уточне¬ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по¬стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
Составление описей дел
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю¬щий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе¬матизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об¬разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под¬разделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж¬дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель¬ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю¬чать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд¬ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж¬дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза¬цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под¬разделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред¬назначенный для последующей передачи в государственный ар¬хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы¬вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст¬венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
Порядок передачи дел в архив
В архив организации передаются все дела постоянного, вре¬менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере¬дача дел производится только по описям и в соответствии с со¬ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают¬ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен¬ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ¬ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар¬хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем¬плярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го¬сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем¬пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Архивное хранение документов в электронной форме
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран¬ность документов, их централизованное хранение, быстрый по¬иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло¬кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда¬ленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест¬вования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст¬венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк¬латура дел. Она также вносится в компьютер и является само¬стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде¬ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи¬рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав¬томатизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж¬ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель¬но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар¬хиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
Приложения
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой ЭПК
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________ СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
Форма номенклатуры дел
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____№ _______________
______________________
(место составления) УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________ СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
Форма описи дел постоянного хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка
подписи
Фонд №_________________
Опись №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название раздела
№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание
1 2 3 4 5
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства (ведомства)
от _______________ № _____ УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______________ № _____
Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка
подписи
Фонд №_________________
Опись №______________
дел долговременного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название раздела
№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
1 2 3 4 5 6
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
Образец листа заместителя
Лист-заместитель
Документ № _____ от _______, поступивший
(наименование корреспонденции)
По вопросу_______________________
Выдан _______________ _________________
когда кому
Выдал________________ Получил____________________
Образец карты – заместителя
КАРТА-заместитель
Дело № _____ 2002 г.
Структурное подразделение
Дата выдачи Количество листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приеме
Образец листа заверителя дела
Лист-заверитель
В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи.
Лист 5 имеет физические повреждения – разрыв и склейка.
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец годовой описи дел
ОПИСЬ №__________________________________________
Название раздела
№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
1 2 3 4 5 6 7
В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
форма внутренней описи документов дел
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ____________
№ п/п Индекс документов Дата документов Заголовок документа Номера листов дела Примечание
1 2 3 4 5 6
Итого______________________________________________ документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи ____________________________
цифрами и прописью
Должность подпись И. О. Фамилия